Manuálne objednávanie a manažment termínov

Všetko pevne v rukách. Úplná kontrola nad rezerváciami.

Ernest.to robí všetko preto, aby celý zdĺhavý proces objednávania vložil do rúk zákazníkom a odbremenil tak vás. Uvedomujeme si však, že nie každý zákazník je rovnaký a niektorí preferujú objednávky cez telefón. Vytvorili sme preto čo najintuitívnejší systém vytvárania a manažovania termínov.

Na prehľad všetkých objednávok a na vytváranie nových objednávok vám poslúžia najmä obrazovky Rozpis a Kalendár. Prepnete sa do nich s pomocou tlačidiel v hornej časti obrazovky vášho Ernest.to rezervačného systému.

Rozpis

Rozpis je najpodrobnejšie zobrazenie všetkých objednávok dňa. Vidíte ich rozdelené podľa technikov, ktorým sú priradené.

Prepnúť zobrazenie na iný deň dokážete s pomocou tlačidiel v pravom hornom rohu rozpisu. Môžete sa posunúť o deň dopredu či dozadu, alebo si zvoliť ľubovoľný deň z kalendára.

Kliknutím na ikonu tlačiarne si vygenerujete PDF súbor so všetkými objednávkami na daný deň, ktorý si môžete potom vytlačiť.

Manuálne objednávanie v rozpise

Rozpis vám dáva voľnú ruku vo vytváraní objednávok. Ponúka niekoľko spôsobov, ako termíny zarezervovať.

Najintuitívnejší spôsob je cez výber služby v ľavom hornom rohu. V malom rámčeku sa preklikáte cez všetky kategórie a vyberiete službu, ktorú chcete zarezervovať. Tento spôsob je užitočný napríklad počas telefonického rozhovoru so zákazníkom.

Po vybratí služby sa na zeleno vysvietia časové okná, kedy je možné túto službu zarezervovať. Kliknite na zelený termín v stĺpci vybraného technika a už len zadajte údaje o zákazníkovi (EČV, telefónne číslo, poznámka…).

Výhodou tohto spôsobu je, že najprv vyberiete konkrétne kategórie a službu a až potom ju umiestnite do voľného termínu. Nestane sa, že by ste službu, ktorá má trvať 40 minút, náhodou vložili do 20-minútového termínu. Systém vám takýto termín nevysvieti a nedovolí ho vybrať.

Samozrejme, objednávky môžete vytvárať aj kliknutím na prázdne miesto v rozpise. Všetky špecifiká si navolíte až potom (konkrétna služba, údaje o zákazníkovi a podobne).

Prejdite myšou na prázdne miesto v rozpise. Toto miesto sa vysvieti nazeleno, zobrazí sa vám aj konkrétny čas, ktoré toto miesto reprezentuje.

V rozpise môžete tiež presúvať objednávky medzi technikmi. Stačí na objednávku kliknúť a presunúť ju na voľný termín do iného stĺpca.

Kalendár

Kalendár sa od rozpisu líši najmä dvomi záležitosťami: V kalendári si môžete prepínať medzi zobrazením mesiac/týždeň/deň. Nevidíte však rozdelenie objednávok medzi technikov.

Rezervácie môžete vytvárať manuálne aj v kalendári, kliknutím na ľubovoľné miesto.

Vytvorenie manuálnej rezervácie

Manuálnu rezerváciu môžete vytvoriť v rozpise a v kalendári, kliknutím na ľubovoľné miesto.

Taktiež si môžete otvoriť Menu a kliknúť na možnosť Vytvoriť rezerváciu.

Pri vytváraní manuálnej rezervácie sa vám vždy otvorí rovnaké okno.

V tomto okne si vyberiete službu (ak ste tak už neurobili v rozpise) – zvolením správnych kategórií.

Zadáte údaje o zákazníkovi – EČV, telefónne číslo, poznámka.

V prípade potreby upravíte čas objednávky.

Blokovanie termínu

Dôležitou súčasťou Ernest.to rezervačného systému je blokovanie termínov. Ide o presne vyhradený čas, kedy systém nebude ponúkať termíny zákazníkom.

Do blokovania termínov sa dostanete rovnako, ako do vytvárania manuálnych rezervácií.

V kalendári alebo rozpise kliknite na ľubovoľné miesto alebo kliknite na Menu -> Vytvoriť rezerváciu.
V novom okne zvoľte položku “Blokovanie termínu” v hornej časti

Teraz nastavte špecifiká blokovaného termínu. Môžete zablokovať termíny iba pre konkrétneho technika alebo aj pre viacerých technikov.

Vyberte si presný čas, od kedy do kedy bude technik blokovaný.

Jednotlivé bloky môžete zopakovať na každý týždeň/každý druhý týždeň.

Môžete si taktiež vybrať, v ktoré dni v týždni bude blok platiť a v ktoré nie.

Ako upraviť už vytvorené termíny?

V ľubovoľnom okne – Rozpise, kalendári, poradovníku, si vyberte objednávku, ktorú chcete upraviť a kliknite na ňu.

Jednotlivé údaje upravíte kliknutím na ikonu ceruzky pri danom údaji.

Ak si želáte upraviť služby a ich kategórie pri danej objednávke (zákazník ich nesprávne vyklikal, prípadne ste ich nesprávne zadali), kliknite na tlačidlo Upraviť služby v pravom dolnom rohu.

Takáto úprava je užitočná, ak nechcete vytvárať úplne novú objednávku nezahltiť tak zákazníka príliš veľkým množstvom SMS správ.

Pre zmenu termínu rezervácie danú rezerváciu zrušte (tlačidlo Zrušiť rezerváciu v ľavom dolnom rohu) a vytvorte novú.